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会计档案保管的实务思考

随着经济社会发展,财务管理工作已经被日益众多的企业加以重视。在财务工作中,会计档案的保管问题,是很多企业和财务人员忽视的一个事情,下面我们一起看一下有关会计档案管理的有关法规和问题。

一、相关法律法规的规定

1、《会计档案管理办法》

新的《会计档案管理办法》经财政部、国家档案局于2015年12月份修订通过,自2016年1月1日起施行。本次修订将原始凭证、记账凭证、总账、明细账的保存期限由15年变为30年,具体如下:

2、《会计法》

《会计法》第四十二条规定:未按照规定保管资料,致使会计资料毁损、丢失的,由县级以上人民政府财政部门责令限期改正,可以对单位处以3000元以上5万元以下的罚款;对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,可以处2000元以上2万元以下的罚款。

《会计法》第四十四条规定:隐匿或故意销毁依法应保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告等尚不构成犯罪的,对单位,由县级以上人民政府财政部门予以通报,可对单位并处5千元以上10万元以下的罚款,对于其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,可以处3千元以上5万元以下的罚款,若上述行为构成犯罪的,依法追究刑事责任。

3、《税收征收管理法》

《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定:“未按规定设置、保管账册或者保管记账凭证和有关资料的,由税务机关责令限期改正,可以处二千元以下罚款;情节严重的,处二千元以上,一万元以下的罚款。

最高罚款一万元,对于一个大企业来说,简直是毛毛雨了。对于一些觉得自己账簿有隐忧的财务人员来说,也许会心中窃喜,都有产生一种想把往年账簿烧掉的冲动了。

4、《刑法》

《刑法》第一百六十二条之二规定:隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告,情节严重的,处五年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处二万元以上二十万元以下罚金。单位犯前款罪的,对单位判处罚金,并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依照前款的规定处罚。

5、《关于经济犯罪案件追诉标准的规定》

2001年4月18日,最高人民检察院、公安部发布的《关于经济犯罪案件追诉标准的规定》,对刑法中“情节严重”的表述进行了量化和界定,具体规定为:隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告,涉嫌下列情形之一的,应予追诉:1.隐匿、销毁的会计资料涉及金额在五十万元以上的;2.为逃避依法查处而隐匿、销毁或者拒不交出会计资料的。

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二、会计档案引发带来的实务思考

会计档案的保管,对我们日常实务工作也有一定的影响,我们在日常工作中应该格外注意。

1、税收核定问题

会计凭证、账簿以及其他相关资料保管不当,尤其是造成毁损的,可能会引发税收核定问题。

根据《企业所得税核定征收办法(试行)》(国税发〔2008〕30号)规定:第三条纳税人具有下列情形之一的,核定征收企业所得税:(一)依照法律、行政法规的规定可以不设置账簿的;(二)依照法律、行政法规的规定应当设置但未设置账薄的;(三)擅自销毁账簿或者拒不提供纳税资料的;(四)虽设置账簿,但账目混乱或者成本资料、收入凭证、费用凭证残缺不全,难以查账的;(五)发生纳税义务,未按照规定的期限办理纳税申报,经税务机关责令限期申报,逾期仍不申报的;(六)申报的计税依据明显偏低,又无正当理由的。

按照这项规定,无论是企业未设置账簿,还是故意或者过失销毁、不提供账簿,税务机关有权核定征收企业所得税。

采用应税所得率方式核定征收企业所得税的,应纳所得税额计算公式如下:

应纳所得税额=应纳税所得额×适用税率

应纳税所得额=应税收入额×应税所得率

或:应纳税所得额=成本(费用)支出额/(1-应税所得率)×应税所得率

应税所得率一般按行业有以下分类:

2、已注销企业会计档案保管问题

我国法律对公司注销后账簿和文件的保存问题,如由谁保管,保管多长时间,公司原股东是否有权查阅等,无论是《公司法》,还是《档案法》和《会计法》都未作具体规定。

对此,国外的立法为我们提供了借鉴:德国《股份有限公司法》规定清算结束后,“公司的账簿和文件应在一个由法院指定的可靠地点保管10年”;日本《商法典》规定“公司的账簿及有关营业清算的重要文件,于本公司所在地清算完结登记后,应保存10年,其保存人由过半数的股东确定”。

因此结合当前实务操作,建议由法人股东(或大股东、或股东会决定指定一名股东)负责保存管理会计档案资料不少于15年,唯有这样保管,是比较合情合理又合法的。

综上所述,会计档案保管问题是公司财会管理工作中的一件大事,无论是具体会计人员还是公司管理层,都应该足够重视会计档案保管,从而规避企业经营中的涉档风险问题。

只要是通过合理方法,计算和推定纳税人收入总额或成本费用总额的,就可以用上表的应税所得率来核定企业所得税。

对照这张表,财务人员可以计算一下,如果丢了账,自己企业可能会补多少税,当然,你要问按上限还是按下限来计算,这个需要和当地税务机关沟通。最好两个数字都算一遍,上限下限心中有数。

所以说,丢失毁损了账簿,一般的后果其实就是两个,一是罚款,二是可能涉及补税。如果是故意隐匿损毁的,则有可能会产生刑事责任。

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