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私车公用在财税及风险方面应关注的问题

公司名下没有汽车,老板和员工个人的汽车用于公司日常业务,产生的油费、过路过桥等费用是否可以入账并在所得税前扣除?一直以来是许多企业面临的困惑。同时,将员工车辆纳入企业业务中,是否会相应产生一定风险呢?

一、处理方法

公司使用员工个人汽车可以通过与员工签订有偿租赁协议的方式,将公司与员工变为承租方与出租方的经济合同关系,但要注意这种租赁必须是有偿的。在这一框架下,合理划分费用属性,区别不同情况进行财税处理。

二、财税处理

1、政策依据

企业可以在企业所得税计算应纳税所得额时扣除的项目,根据《企业所得税法》第八条,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,都准予在计算应纳税所得额时扣除。

《企业所得税法实施条例》第二十七条规定,企业所得税法第八条所称有关的支出,是指与取得收入直接相关的支出。企业所得税法第八条所称合理的支出,是指符合生产经营活动常规,应当计入当期损益或者有关资产成本的必要和正常的支出。

2、费用划分

(1)租赁费

租赁费是公司按照独立交易原则支付给员工的合理费用,租赁费凭租赁费发票税前可以进行正常扣除。

租赁费发票,车主应该去国税代开有形动产租赁发票。涉及到的税种主要有个人所得税、增值税(3%)、附加税,而且一次性开票的金额不超过3万元的,按照当前??可以暂免征收增值税。所以,如果租赁费金额较大,在开具发票时应考虑开票周期问题,有的放矢的选择按月、按季度、半年等时间进行开票处理。

理论上,月租金不超过3万元免征增值税,但在实际工作中,是否可免增值税各个地区的口径不尽相同。

税改后国税代开个人发票,相应需要先在地税完成个人所得税的缴纳,营改增以前,对于代开发票个人所得税税务机关一般按照1%-5%不等的预征率进行与征收即可,但营改增以后,部分地区会要求直接要求严格按照税法规定,每次开具金额不超过4000元的,定额减除费用800元;每次开票金额在4000元以上的,定率减除20%的费用后按照20%的税率征收个人所得税。

代开租赁发票所需要的资料主要是租车协议和出租方的身份证即可。

(2)与车辆所有权有关的费用

包括车船税、年检费、保险费等费用均属于与车辆所有权有关的固定费用,这些费用不论是否由承租方负担均不予税前扣除。

(3)非与车辆所有权有关的费用        

除租赁费、车船税、年检费、保险费等与车辆所有权有关的费用外,车辆使用过程中发生的合理的油费、修理费、过路费等费用,发生在租赁合同约定的有效租赁期间,与公司业务有实际关联的,凭合法有效发票、行程单等凭据可以进行税前扣除。

三、风险防范

在解决私车公用财税处理问题的同时,还应该关注管理风险问题,私车公用可能出现的风险主要是在使用过程中发生交通事故等意外情况,造成人员、财物损失而产生的赔偿等各类纠纷和经济损失。

解决这一问题,我们认为应该重视租赁协议的签订,在签订协议过程中,对车辆使用的范围、时间甚至具体行程路线做出必要的约束,同时应该通过增加特殊事项条款等方式,尽量规避用车过程中产生的赔偿等责任发生。

另外,凡是涉及租赁的车辆,均应该关注其交强险、商业险中的第三者责任险等重要险种的购买、额度等事项,以降低风险。

综上所述,私车公用问题在财税处理方面有许多方法和技巧可以利用,同时,也有可能给企业带来诸多风险,应该在这一过程中做好提前规划,从车辆选择、协议签订等各环节做好合理安排。

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